¿Qué es la Gestión Documental?

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo y almacenamiento de documentos e información de todo tipo en una organización.

Un sistema de gestión documental abarca el almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación de la información del cliente, desde el soporte físico (bases de datos y aplicaciones de gestión) como la definición de los procedimientos para acceder o trabajar con dicha información.

¿Qué ventajas proporciona a una empresa implantar una solución de Gestión Documental?

• Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro. De una forma sencilla, la organización tiene acceso instan táneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
• Uso racional de los recursos. La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados.
• Seguridad y fiabilidad. La Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en sistemas de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de una réplica en producción.
• Productividad y valor añadido. Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productiv idad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución.

Fusion proporciona soporte para la evaluación de los actuales sistemas de información y documentación del cliente, y el diseño e implantación de un sistema de Gestion Documental a través de la solución PeopleSoft más adecuada a cada caso (Enterprise Portal, Finanzas PeopleSoft, etc).